CLUPIK permite modificar muchos de tus datos directamente importados desde un archivo Excel o CSV.

Esta herramienta es muy útil cuando quieres editar muchos datos a la vez o cuando no tienes suficiente con la interfaz de edición de datos de CLUPIK.

Puedes crear un archivo en blanco en el que introduzcas los datos que quieres modificar o, cómo harás en la mayoría de ocasiones, exportar un listado directamente desde tu base de datos, modificar los datos que necesites, guardar el archivo exportado y modificado y volver a importarlo al sistema.

Tus Perfiles, Licencias y Participantes tienen un id interno de CLUPIK el cual aparece en todas las exportaciones que haces desde la base de datos. Cuando quieres modificar un dato de Perfil necesitas el id de ese Perfil, cuando quieres modificar un dato de Licencia necesitas el id de esa Licencia y cuando quieres modificar un dato de Participante, necesitas el id de ese Participante.

Es recomendable filtrar previamente en CLUPIK los datos a exportar, para así no exportar todos los registros que tengas almacenados. En Base de datos, puedes exportar en Perfiles, Licencias y Participantes. En cada una de esas pestañas puedes además crear tus propios filtros; de modo que cuando hagas la exportación sólo se exportan las filas que estás viendo en ese momento en el filtro.

Cuando haces una exportación, el archivo generado contiene los nombres de los campos en la primera fila. Debes tener en cuenta que cuando exportas desde la pestaña Perfiles, la primera línea del excel contiene campos que comienzan con el nombre "profile.", cuando exportas desde Licencias, todos empiezan por "license." y cuando exportas desde Participantes, todos empiezan por "participant.". Aunque parezcan campos distintos, hacen referencia al mismo dato.

Por ejemplo, hay un campo que se llama profile.validated. Es la fecha de validación del perfil. Puedes comprobar que si exportas desde la pestaña Perfil, el campo se llama así. Si es desde la pestaña Licencias, el campo se llama license.profile.validated y si exportas desde Participantes, el campo se llama participant.license.profile.validated. En los tres casos, el campo es el mismo en el sistema y el valor de ese campo es la fecha de validación del perfil.

Cómo identificar qué Perfil, Licencia y/o Participante actualizar

En la exportación encontrarás las siguientes columnas:

• profile.@id

• license.@id

• participant.@id

Por lo que acabamos de explicar, también pueden ser:

• license.profile.@id

• participant.license.profile.@id

• participant.license.@id

@id es el identificador único que CLUPIK tiene sobre un Perfil, Licencia o Participante. Verás otras columnas con @id, para identificar las categorías, temporadas, clubes, etc. pero no hay que tenerlos en cuenta

Por lo tanto, para modificar un perfil necesitas una columna que tenga cualquiera de estos tres valores:

• profile.@id

• license.profile.@id

• participant.license.profile.@id

Para modificar una Licencia cualquiera de estos valores:

• license.@id

• participant.license.@id

Y para un Participante este valor:

• participant.@id

¿Qué datos podemos modificar?

Una vez tenemos localizado el @id lo siguiente que necesita tu excel es el campo que quieres modificar y su nuevo valor. Si el valor es distinto al que hay almacenado en CLUPIK se actualizará y si es el mismo no se hará nada, pero puedes importar con más columnas de las que quieres modificar.

Esto es importante para no preocuparte demasiado por los datos al importar. Como verás más adelante, lo normal es hacer una exportación, modificar los datos que necesitas y volver a importar ese archivo. No tienes que preocuparte por el número de "columnas" del excel.

Nota: Para las "filas" del excel, si en la exportación tenías 1000 filas y solo modificas 10, sí que es recomendable borrar las otras 990 para que se importe más rápido y que no se corte el proceso a mitad.

Puedes modificar fechas de validación, creación, envío a revisión, etc; también de todos los campos que vienen por defecto en CLUPIK como nombre o email y también los que has creado tú directamente.

Los nombres de la mayoría están en inglés pero son muy descriptivos.

• Canceled = Fecha en la que se ha cancelado el perfil, licencia o participante

• Reviewing = Fecha en la que se ha enviado a revisión

• Validated = Fecha en la que se ha validado

• Created_at = Fecha en la que se ha creado

• Updated_at = Fecha en la que se actualiza

OJO: Los campos de fecha siempre tienen que tener este formato:

1970-01-01 00:00:00

Año-mes-día hora:minuto:segundo

Como verás después, va a bastar con copiarlo y pegarlo.

Por lo tanto, si sólo tiene valor "Created_at" ese elemento estará en estado "Pendiente (de enviar a revisión)".

Si además tiene valor el campo "Reviewing", el elemento estará en estado "En revisión"

Si además tiene valor el campo "Validated", el elemento estará en estado "Validado"

Y por último, si el campo es "Canceled", el elemento estará en estado "Cancelado".

Puedes ver el nombre de cada campo la sección Configuración > Campos. Aquí verás que "Código interno" es el que necesitas en el excel y "Nombre" la descripción del mismo.

No tienes que aprenderlos, en cada exportación que hagas los tendrás todos.

En tus participantes verás campos como estos

• participant.@id

• participant.@type

• participant.canceled

• participant.number

• participant.reviewing

• participant.validated

• participant.created_at

• participant.updated_at

En tus licencias verás campos como los siguientes. Aquí ya tenemos más campos como por ejemplo "expiration" que es la fecha de caducidad de la licencia.

• participant.license.@id

• participant.license.@type

• participant.license.canceled

• participant.license.expiration

• participant.license.number

• participant.license.reviewing

Y en participantes campos como los siguientes. En los que tenemos la fecha de nacimiento, el email, nombre, etc.

• participant.license.profile.@id

• participant.license.profile.@type

• participant.license.profile.birthdate

• participant.license.profile.canceled

• participant.license.profile.email

• participant.license.profile.first_name

• participant.license.profile.gender

• participant.license.profile.identity_document

• participant.license.profile.last_name

• participant.license.profile.nationality

Qué campos nos ayudan a identificar lo que vas a modificar

Siempre es necesario tener el profile.@id, license.@id o participant.@id para actualizar ese valor. Ahora bien, lo que no puedes es saberte los ids. Por eso trabajamos con exportaciones e importaciones. Primero exportas, en esa exportación están los @id y también el resto de campos que te permiten identificar el dato a modificar, como son el nombre, dni, club, competición, categoría, etc. Identificas los que quieres modificar, los modificas, guardas el excel y lo vuelves a importar.

En el día a día, hay dos pasos o momentos en los que puedes filtrar.

Primero: directamente en CLUPIK.

Tienes los filtros por defecto que es la Temporada actual

y luego se le pueden añadir todos estos.

Por lo que ya desde LEVERADE puedes filtrar por competición, temporada, club, disciplina, categoría, etc.

Cuando haces este filtro (que puedes guardarte para ti mismo o hacerlo público para todos tus administradores, o utilizarlo solo esa vez), en la tabla te aparecen todos los elementos que cumplen ese filtro.

Segundo: Excel

En LEVERADE has podido querer filtrar o no, o hacerlo en mayor o menor medida. Por ejemplo, puedes querer trabajar con una categoría completa pero luego ir modificando los campos club a club. Lo normal es filtrar en LEVERADE por la categoría y en Excel ir filtrando por el club.

Para ello, cuando tienes la exportación, en el excel activamos los filtros.

Y nos va a permitir localizar todo lo que queremos modificar

¿Cómo modificar los campos?

En excel puedes filtrar la exportación por distintos campos:

Categoría: Infantil

Es en la columna participant.license.category.name

Club:C.D. Corazón de María

Es en la columna participant.license.club.name

Haciendo esto ya tienes localizados perfectamente a estos jugadores.

Vamos ahora a validar de golpe todos los participantes.

Como ves hay una columna que es participant.validated donde ya hay una serie de jugadores que están validados con fecha 26 de octubre de 2018. 

Lo único que tienes que hacer ahora es copiar uno de esos valores (para que tenga ese mismo formato ya que es obligatorio que esté así) 

2018-10-26 09:11:28

y pegar ese mismo valor en las celdas vacías. También puedes modificarlo primero y luego pegar el valor deseado.

2018-10-28 08:11:28

Ahora queda guardar el excel e importarlo.

Acciones a tener en cuenta para facilitarte el trabajo

Tienes que tener en cuenta que el orden de las columnas del excel es indiferente y también el número de columnas, siempre y cuando esté al menos el profile.@id si quieres modificar datos de perfil, el license.@id si quieres modificar datos de licencia y el participant.@id si quieres modificar datos de participante.

En la exportación de Participantes tienes multitud. Las que te sirven para filtrar fácilmente están muy a la derecha, como nombre, club, categoría, etc. Por lo que para trabajar más fácilmente e identificar mejor lo que quieres modificar, puedes cortar las columnas e insertarlas en las primeras columnas del excel.

Por ejemplo:

Cortas esto y lo insertas al principio

Filtrar por celdas vacías

En el ejemplo anterior, en Infantil del CD Corazón de María, has visto cómo validar el participante pegando uno a uno. Si quieres cambiar el valor de todas las que estén vacías puedes ir al filtro de participant.validated y dejar marcado sólo el check con (Vacías)

Esto es muy útil porque si el filtro inicial es menos restrictivo, tendrás muchas más filas como resultado. Por ejemplo, puedes filtrar sólo por el club CD Corazón de María y querer validar de golpe todos los que no estén validados de todas sus categorías. O al revés, para todos los clubes de una categoría determinada.

Casos de uso

Validar todos los participantes de toda la federación que no estén validados y que tengan licencia validada

Primero seleccionas todas las licencias con fecha de validación no vacía, es decir, que están validadas.

Luego filtras por los que tiene el participante en revisión, no están vacías.

y por último seleccionas todos los participantes con la fecha de validación vacía, es decir, no están validados.

Ve a la primera fila y pones la fecha que deseas a participant.validated y solo te queda arrastrar esa fórmula en el resto de filas. lo cual se hace instantáneo. 

Sólo te queda guardar el excel e importar y habrás validado todos los participantes a la vez.

Recuerda aquí que, para que sea más rápido, es recomendable hacer un último paso.

Copias todas las filas que tienes filtradas ahora mismo (a las que le acabas de poner un valor), y las pegas en un excel en blanco. 

Así, en vez de importar miles de filas, importamos sólo las modificadas y es más rápido.

Validar múltiples licencias de golpe a partir de sus DNI

Te basta partir de un excel con los DNI que quieres validar, da igual que sean 10 DNI de un club o 200 de varios clubes. Basta con tenerlos todos en una columna de una hoja de excel.

Paso 1: Exportar todas las licencias

Paso 2: Preparar el excel exportado

• Descarga el excel que recibes por correo.

• Identifica la columna con los DNI: license.profile.indetity_document (si hubieras exportado todos los participantes sería participant.license.profile.indentity_document pero es el mismo valor)

• Selecciona la columna entera, corta y la pega al principio de la hoja, en la columna A.Como se puede ver, has llevado en el excel exportado la columna de los DNI a la columna A. Esto te sirve para hacer a continuación la unión con el listado de DNI que hay que validar.

Paso 3: Generar la hoja de Excel que vas a exportar

Partes de un listado de Excel con todos los DNI a validar como el siguiente:

Ahora solo vas a necesitar conocer el @id de la licencia y la fecha en la que quieres validar.

Este es el único paso un poco más complejo pero que, hecho una vez, será siempre igual.

Lo que tienes que hacer es encontrar cuál es el license.@id de cada uno de esos DNI, el cual lo pondrás al lado.

Como ves, hay dos pestañas: Worksheet y DNIs a validar.

Eso es porque en este ejemplo estamos trabajando directamente en el Excel de la exportación. Todos los excel que exportas tienen una sola hoja que se llama Worksheet. Hemos creado la segunda hoja que es donde pones los DNI a validar.

Para ello hay que usar la función BUSCARV.

Con esta función de excel lo que vas a hacer es buscar el DNI que queremos validar, y tenemos en la hoja DNIs a validar, en la hoja Worksheet. Cuando lo encuentra nos devuelve el valor del license.@id

Por lo tanto, en la celda B2 que es la primera que queremos rellenar ponemos la siguiente fórmula:

=BUSCARV($A2;Worksheet!$A:$C;3;0)

Esta función hace esto, BUSCA el valor que hay en la celda A2, en la primera columna de la matriz compuesta de las columnas A a C de la hoja Worksheet, y nos devuelve el valor que haya en la columna 3.

Por eso cortaste y pegaste los DNI a la columna A. Porque para hacer BUSCARV, el valor que buscas debe estar en la primera columna.

Como el valor que buscas es el license.@id, es suficiente con buscar en la matriz A:C que, como se ve en la imagen, está en la columna C. La matriz se puede hacer tan grande como sea necesaria para poder devolver el valor que te interesa.

Una vez tienes el primer valor encontrado, simplemente hay que arrastrar y pegar esa fórmula en toda la columna.

Paso 4: Poner la fecha de validación

Ahora sólo falta poner la fecha de validación. Puedes escribirla a mano pero, como sabes que el formato es fijo, lo mejor es copiar una celda cualquiera con una fecha de la hoja Worksheet, pegarla en esta hoja y modificar su valor.

Paso 5: Crear Excel para importar.

Hasta aquí estás trabajando con el excel que has exportado. Para no mezclar y que sea todo más rápido y fácil, lo mejor es crear un excel nuevo.

Sólo queda pegar aquí las dos columnas que has hecho en el otro excel. Date cuenta que ya no hace falta los DNI originales. Solo el id de la licencia y su fecha de validación.

Paso 6: Importar

Finalmente, importas este excel desde LEVERADE

Y ya tienes todas las licencias validadas con la fecha que acabas de importar.