La gestión de licencias es uno de los trámites más importantes para la federación en el que los padres, federados y participantes pueden cometer errores, facilitar información no veraz y proporcionar documentos no legibles.
La entrega de los datos personales, la documentación y el pago se realiza en momentos distintos y te obliga a un intercambio excesivo de correos electrónicos y llamadas con los interesados.
Existen distintos métodos de pago: metálico, tarjeta y transferencia, que complican la conciliación de los cobros, la generación de facturas y la conexión con tu programa de contabilidad.
Cumplir con la legislación, que además cambia con frecuencia, requiere almacenar, consultar, modificar y eliminar la información personal y los documentos a diario.
Todo esto conlleva riesgos para cualquier federación deportiva que no siempre puede solucionar con recursos propios.
No poder conectar tu gestión diaria directamente con tu banco y tener que acceder para comprobar los pagos o descargar un archivo con las transacciones.
Comprobar diariamente los conceptos de las transferencias sin detalle suficiente con inversión de horas adicionales para comprobar a qué corresponde.
Contacto con clubes, padres, federados y conseguir que te respondan para ordenar la información y gestionarla adecuadamente.
Recursos económicos y humanos limitados para tramitar tus licencias.
Todo ello conlleva que validar y conceder una licencia incompleta o por error permite participar indebidamente a una persona. Ocasionando problemas en la competición y corriendo un riesgo innecesario en caso de lesión que no cubre el seguro deportivo.
Además, no cumplir con la normativa RGPD puede suponer multas del 4% de tus ingresos o hasta de 20 millones de euros.
Retrasos y sobrecarga de trabajo en el reporte de información a terceros, como el CSD u organismos internacionales, en la generación y envío de facturas y en la contabilidad.
El proceso de recogida de información tedioso y desorganizado disminuye el número de licencias emitidas en una temporada.
Invertir las horas perdidas de tu personal en la tramitación de licencias disminuye la posibilidad de dedicarlo en fomentar tu deporte y organizar más competiciones.
Puedes crear tipos ilimitados de licencias (deportista, directivo, técnico, árbitro…) y definir los datos personales y los documentos a recoger en cada uno.
Formularios online para recoger información flexibles y adaptados a las necesidades de tu federación: datos personales, documentos, precio, fecha de caducidad, categorías, campos desplegables, de tipo check para recoger consentimientos, y mucho más.
Los padres o los clubes pueden rellenar los formularios y adjuntar los documentos necesarios. Los clubes lo revisan y pagan a la federación a través de la plataforma.
El proceso comienza en el interesado ahorrando cientos de horas tanto a ti como a los clubes.
La federación recibe todas las solicitudes de licencias en tiempo real y puede validarlas de una en una o en lote.
LEVERADE dispone de un sistema de inteligencia artificial exclusivo que te asiste en el proceso de validación de licencias.
Para todos los tipos de Documento Nacional de Identidad, DNI, NIE y pasaporte, conseguimos un 90% de reducción en el tiempo de validación de licencias. De forma automática encontramos las coincidencias y diferencias del DNI y pasaporte con los datos del federado.
Puedes visualizar todos los documentos asociados a la licencia directamente desde la validación, evitando tener que descargar ningún archivo, cambiar de ventana o imprimir.
Cuando la federación rechaza una licencia se envía una notificación automática con el motivo del rechazo a la persona interesada para que pueda modificar los datos.
Directamente en LEVERADE, imprime las licencias en tarjetas, exporta a documentos PDF, Excel o CSV o conéctate a nuestro API para un intercambio de información directo.
Acceso personalizado a la información en tiempo real a federación, clubes y padres desde cualquier dispositivo.
Configuración de qué y cuánta información se intercambia entre las distintas federaciones regionales, nacionales e internacionales dentro de la plataforma.
Fácilmente parametrizable para cumplir con los constantes cambios de normativa deportiva y regulaciones en materia de protección de datos.
Analiza los informes personalizados sobre el estado detallado de la federación y realiza estimaciones para las próximas temporadas.
Formamos a todo tu personal de administración, técnicos y clubes,con un acompañamiento dedicado durante los primeros meses para facilitar la transición. Ayudamos en el proceso de configuración del sistema con nuestro servicio de puesta en marcha. Además, no te preocupes por tu base de datos anterior,nuestro equipo realiza todo el proceso de importación y migración de datos.